Estoy empezando una seria de artículos sobre las formas como he resuelto algunos problemas típicos de implementación de workflows en Sharepoint Designer y de pronto en VS2005/2008.  Estos post no se basan en la tecnología en si misma sino en la solución de un problema. Por lo tanto pueden haber tantas soluciones como programadores / diseñadores de procesos se enfrenten al él. Si usted conoce una forma más inteligente, rápida o recomendada para solucionarlo no deje de enviarme un comentario. 

(No hay que dejar de tener presente que:

a. estas soluciones se enfocan en poder transferir el conocimiento a usuario no desarrolladores y usando solo las herramientas out-of-box disponibles

b.se asume que el usuario ya usa infopath, Sharepoint Designer, Visual Studio 2005 y sharepoint.)

Problema 1. La primera (o la segunda o la n) tarea de un workflow se asigna dinámicamente  dependiendo de información diligenciada por el usuario.

Este es un escenario típico. La organización tiene 50 managers (gerentes) en el formulario hay un campo que identifica el área a la que esta asignada el gasto, la actividad de aprobación del gasto debe asignarse al gerente de esa área.

Solución.

Preparando la fuente de Datos.

1. Cree una lista en Sharepoint llamada _Areas. (el nombre tiene un caracter "_" para ayudarme a identificar las listas que usare como fuentes de datos).

2. En esta lista cree un campo llamado Nombre (string), eMail (String), Cuenta (Usuario/Grupo)

3. En esta lista cree los 50 gerentes.

Conectando la fuente de datos con el formulario.

(en este caso el formulario esta hecho con InfoPath, otros escenarios pueden requerir conectar la entrada de datos con la lista que se creo antes).

1. En InfoPath cree una fuente de datos, en el menu Tools/Data Connections. 

2. adicione una nueva conexión, seleccione la fuente de datos como una lista de Sharepoint.  Busque la lista de areas que creo. Coloque un nombre a la conexion de datos. Listo, si lo edita deberia ver algo como esto:

3. la fuente de datos esta disponible ahora para todo el formulario, seleccione un campo, en este caso manager que es un desplegable que alcanza a verse en la imagen anterior y configure la fuente de datos de ese campo con la conexión que acabo de crear, debería verse algo como esto.

Bien, ahora cuando el usuario diligencie la forma puede seleccionar el gerente que autoriza esto o el área a la que pertenece el gasto en este caso., esta información quedara almacenada como un campo en la librería de documentos de sharepoint asociada a este formulario.  Con esa información ahora podemos tomar decisiones.

Crear Workflow.

Bueno ahora en SP designer se puede usar la opción de nuevo workflow, se selecciona la lista de documentos que sobre la que se quiere correr el workflow (que debe ser la misma que se alimenta del formulario que creamos antes). y se llega a la ventana de asistente de pasos del workflow.

Crear la acción dentro del Paso (Actividad) del Workflow.

Ok, ahora si la solución,

1. Se crea una acción del tipo Set Workflow Variable.

2. Se hace click en workflow variable, se selecciona crear nueva variable, se le puede poner un nombre como PreApproveUser, de tipo string.

3. Se  hace clic en value y en la opción de función, eso abre la ventana de asignación de valores que es ocasionalmente un poco complicada de usar, así que aquí una foto del resultado final y la explicación de que significa esto

i. Se selecciona la lista de la que quiero sacar la información, en este caso _Departments, luego cual es la variable que quiero, AD Name en este caso, luego le digo como quiero obtener esa información, por ejemplo, que cuando el manager de la lista _Departments sea igual al manager de la lista procurement.

ii. a veces es más fácil pensarlo como un select de SQL, seria así:  select AD User from _Departments Where _Departments:Manager = Procurement Manager.

4. así que ahora tengo el nombre del usuario del AD en una variable del workflow llamada PreApproveUser y esa variable puedo usarla para enviar correos, asignar tareas, etc.

5. creo una nueva acción del tipo Collect User Data. Construyo la información que quiero recopilar y le asigno la tarea a la variable PreApproveUser.

6. Como siempre el resultado de la tarea debo asignárselo a una variable del workflow.

7. sigo el proceso....

De esta forma puede resolverse un problema común de desarrollo de procesos con Sharepoint Designer, asignación dinámica de tareas basada en información ingresada por el usuario. También sirve este ejemplo para ilustrar otras cosas interesantes como por ejemplo el uso de fuentes de datos en formularios de sharepoint.

Juan Carlos Peláez

Arquitecto de Software.

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